Case 06 · 員工費用報銷審核流程

01 · Current Situation

現在你每天的工作是這樣

員工貼好收據交紙本，或拍照上傳到群組，主管簽完名送到財務。你逐筆核對金額對不對、有沒有超出費用政策上限（餐費 500 元、計程車要附理由）。不符合的退回去請員工補件，符合的入帳。月底高峰期一疊報銷單進來，核對加溝通就去掉半個下午。

02 · Pain Points

這樣做，會遇到什麼問題

✗

政策查詢耗時

每種費用項目上限規定不同，光查政策就花時間，新人尤其辛苦。

✗

退件往返耗時

不符合的單據退回後還要等員工補件，來回可能要 2-3 天。

✗

月底集中瓶頸

大量報銷集中月底，財務人員核對壓力集中在最後幾天。

03 · Measurable Impact

導入後的改變

單筆審核時間

3-5 分鐘

↓

1 分鐘內

退件率

約 20%

↓

5% 以下

月底加班時數

4-6 小時

↓

1 小時內

04 · AI Workflow

AI 工作流解法

員工用 Google Forms 提交報銷

統一表單填品項、金額、費用類別、附收據照片，取代紙本流程。資料自動彙整到 Google Sheets 總表。

AI 依費用政策逐筆判定

公司費用政策上傳給 Claude，AI 根據政策條文自動判斷「通過／退件／需補件」，附上具體原因（如「超出餐費上限 NT$180」）。

Sheets 狀態一覽 + 自動通知補件

結果直接作為財務入帳清單，退件項目自動觸發 Email 通知員工補件，縮短往返時間。

Google Forms Claude Prompt Google Sheets

05 · Actual Output

實際做出來的畫面

ASCREEN

報銷申請表單

員工用手機即可提交，統一表單填品項、金額、類別、附收據照片，取代紙本流程。

手機隨手填寫
統一品項分類
收據拍照上傳

BSCREEN

AI 審核規則

公司五大費用類別政策（餐費/招待/交通/住宿/辦公）一次灌給 Claude，AI 自動比對每一筆是否合規。

CSCREEN

入帳清單

批次審核狀態一眼看盡，✅ 可核銷／❌ 不可核銷／⚠️ 需補件，主管線上核可不用翻單。

AI 自動比對費用政策，
合規結果一秒顯示。

從「一疊單子堆到月底」變成「提交即審核」，財務人員從對帳機器回歸財務決策本業。

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