01 · Current Situation
現在你怎麼處理公文
公文寄到，收文人員蓋章登記到 Excel，憑經驗判斷要轉給哪個單位、有沒有期限。轉出去後沒有提醒，承辦人手上一堆公文，期限到了才驚覺。逾期被上級稽核時，沒人說得清是誰漏了。
02 · Pain Points
這樣做，會遇到什麼問題
✗
分類靠經驗
新進收文人員不知道某類公文要轉哪個單位，常常轉錯重來。
✗
期限沒人盯
公文上的「請於 X 日前回復」靠承辦自己記，事多就漏。
✗
逾期究責不清
稽核問為什麼逾期，沒系統紀錄，每個單位都說不是我。
03 · Measurable Impact
導入後的改變
公文逾期件數
每月 5-10 件
↓
降低 80%
分類準確率
70-80%（憑經驗）
↓
95%+（AI 建議）
期限到期前提醒覆蓋率
0%（無系統）
↓
100%
04 · AI Workflow
AI 工作流解法
01
Sheets 公文追蹤主表
建立公文登記表，欄位含類型、承辦、期限、狀態 — 從收文到結案全流程可追。
02
AI 自動分類 + 期限判斷
公文掃描後文字貼入 AI，AI 輸出「轉派建議單位 + 期限抓取」— 新人也能正確轉。
03
Email 期限前自動提醒
GAS 在期限前 3 天 / 1 天自動寄 Email 給承辦 — 系統當鬧鐘。
Google SheetsClaudeGAS
05 · Actual Output
實際做出來的畫面
ASCREEN
Google Sheets 公文追蹤主表
公文狀態一覽 — 哪些待辦、哪些逾期、哪些已結案，稽核來查直接看。
BSCREEN
AI 分析公文輸出建議
AI 抓出公文重點 + 轉派建議 + 期限 — 收文人員不用憑經驗。
CSCREEN
GAS 期限前 Email 提醒
到期前自動寄信 — 承辦不用記，系統幫你記。
公文從靠經驗轉，
變成AI 給建議。
新進收文人員第一週就能正確分類，逾期件數從每月十件降到零星。
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