01 · Current Situation
現在你每天的工作是這樣
每月月底，總部 HR 要從各國分公司收當月員工組織報表 — 一張固定 50 欄的 Excel，每位員工一筆資料。各國 HR 透過 Email 附件寄回，總部彙整成總表，上傳人資系統。50 欄裡 10 欄是必填，少一欄就上傳失敗。剩下 40 欄依各國法規選填，台灣外籍同仁要證件、其他國家不要。員工編號偶爾還會重複，得人工先改成不重複才能繼續。
02 · Pain Points
這樣做，會遇到什麼問題
✗
追缺最耗時
HR 自己說：「如果大家順利交，其實不用花太多時間 — 主要痛點是追缺。」但每月一定會有人沒填齊。
✗
欄位沒下拉、靠人眼
「China」拼錯成「Chinese」、城市寫不一致 — 沒有下拉選單把關，每月都得人工除錯。
✗
員工編號重複要先修
各國各自編號，丟回來常撞號。HR 要先手動改成不重複，才能進到彙整、上傳這步。
03 · Measurable Impact
導入後的改變
必填欄位檢查
人眼掃 N 個附件
↓
AI 對照 10 欄秒判
追缺信
手打、各國各寄
↓
AI 寫出個別缺項清單
員工編號去重
人工逐筆改
↓
系統自動偵測撞號
04 · AI Workflow
AI 工作流解法
01
Email 附件 → 自動掃進雲端
Make 監聽收件夾，遇到各國 HR 寄來的 Excel 附件 → 下載至指定 Drive，並依國家 / 月份歸檔。
02
AI 比對「10 個必填欄位」清單
每筆資料逐欄檢查 → 標記哪一行缺哪幾欄，並偵測員工編號是否重複。輸出一份「缺項報表」回到 Sheet。
03
自動寄追缺信給對應國家
缺項清單 group by 國家 → AI 個別產出追缺信：「貴國本月共 3 筆資料，分別缺以下欄位 …，請於 X 日前補回。」一鍵發出。
04
補件齊 → 自動彙整 → 匯出 Excel 上傳
當所有國家都補齊，系統自動把資料合併進總表 → 匯出符合系統規格的 Excel。HR 只剩一個動作：丟進上傳介面。
Make
Outlook / O365
Google Sheets
Claude / GPT
05 · Workflow Video
直接看實際跑起來的樣子
在 1-on-1 場次，與跨國集團 HR 在現場一起跑通的「附件掃描 → 缺項偵測 → 追缺信」demo。
每月固定發生的事，
就該被自動化。
HR 自己說：「這份報表如果大家順利交，其實不用花太多時間。」 — 真正的成本不是工作本身，是追缺的那段。把追缺交給 AI，HR 就拿回時間。
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