現在你每天的工作是這樣
每位新人入職都要發聘任通知單，但分兩條路。時薪人員：第一線主管面試完用內部表單填報到日 → HR 直接套固定模板 → Word 存檔 → 轉 PDF → 寄員工。月薪人員：HR 先電話跟主管核對職位與薪資 → 用 Word 製作含薪資結構的通知單 → 寄給主管雙重確認 → 主管回 OK → HR 才轉 PDF → 寄員工。整個流程裡，「Word 轉 PDF」「等主管 OK」「再寄員工」三個動作每位新人都重複一次。
這樣做，會遇到什麼問題
Word→PDF 手動轉
每次另存新檔成 PDF，內容沒變、動作每次都要做。新人多的月份，光轉檔就吃掉一個下午。
等主管 OK 沒看板
「寄出去了沒回」「他到底看了沒」 — 都靠 HR 用 Email 翻來翻去確認，沒有狀態欄。
核決完 HR 還要轉手
主管同意後，HR 還得自己再寄一封給員工。單純轉發的動作為什麼要人做？
導入後的改變
AI 工作流解法
Word 通知單上傳 Drive → 自動轉 PDF + 抽資料
HR 把製作好的 Word 丟進指定 Drive 資料夾 → Make 觸發：自動轉 PDF、同時把員工姓名 / 報到日 / 薪資 / 主管 Email 抽到 Google Sheet 一列。一份文件 = 一筆 database。
自動寄主管核決信（附 PDF）
系統依 Sheet 的「主管 Email」欄位寄出核決信，內含 PDF 附件 + 一個簡單的「同意 / 退回」連結。Sheet 狀態欄即時更新為「已寄、待核決」。
主管 OK → 自動寄聘任通知單給員工
狀態欄變更 → 第二條 Scenario 自動觸發：依 Sheet 的「員工 Email」寄出最終 PDF 通知單。HR 完全不用再經手第二次。
時薪路徑：跳過核決，直發
用 Sheet 的「員工類型」欄位做 Router 分流。時薪 = 不需核決，主管表單填完 → 直接寄員工；月薪 = 走完整核決路徑。同一條 pipeline，兩條子流程。
直接看實際跑起來的樣子
在 1-on-1 場次，與服務業 HR 一起跑通的「Word 上 Drive → 主管核決信 → 員工通知單」demo。
HR 自己說：
「我的工作大部分是溝通，
好像比較難自動化。」但聘任通知這段可以。
不是所有 HR 工作都該自動化。挑那一段「重複、規律、跨多人但每次都一樣」的，先放上去。剩下的事 HR 自己處理。